Conduite de réunion

Description

Outil de management puissant pour créer de la cohésion d’équipe et permettre à ses collaborateurs d’être performants

Présentation de la formation

  • La maîtrise des techniques de conduite de réunion est sans doute un atout majeur pour les cadres, responsables de services ou d’équipe.
  • La formation apporte aux participants une méthode pour préparer et organiser les réunions et donne des outils pour animer avec efficacité.
  • 10 techniques efficientes qui permettent de gérer toutes les situations de conduite de réunion et de management d’équipe

Public : Ce programme s’adresse à toute personne qui veut optimiser ses réunions, développer de la cohésion d’équipe et rendre performant ses collaborateurs
Nombre de participants : 8 à 10 stagiaires
Durée : 2 jours (14 heures)


PROGRAMME

La réunion, une situation de communication d’équipe

  • La dynamique de la communication en équipe
    enjeux – verbaux et non verbaux
  • 10 techniques à connaitre :
    Exemples : pas d’aparté, pas de relation duelle…

La préparation de la réunion

  • Les objectifs de la réunion
    clairement énoncés en termes de résultats visés- en cohérence avec les objectifs du secteur et la stratégie de l’entreprise – type de réunion : selon les objectifs poursuivis
  • Le contenu ou thème de la réunion
    clair, précis, délimité – actualisé, adapté aux besoins des participants – ordre du jour connu de tous, au préalable
  • L’identification de l’animateur de la réunion
    l’animateur responsable – les intervenants spécialisés- les participants ciblés
  • La préparation matérielle
    salle et son aménagement – convocation : forme et délais, timing – dossiers de préparation et supports de travail

Les atouts personnels du cadre animateur

  • Son positionnement et son comportement
    crédibilité : cohérence entre action et discours – sincérité : langage direct, sans manipulation – objectivité : les faits, les règles, les engagements – fermeté : délais, résultats, qualité
  • Son savoir-faire relationnel
    amabilité et ouverture d’esprit – attention et écoute des autres, capacité d’empathie – respect et prise en compte des points de vue – esprit positif : fait confiance
  •  
  • Sa motivation et sa force de persuasion
    forte implication personnelle – compétence technique et savoir-faire managérial
  • Sa capacité d’expression
    aisance corporelle et verbale – maîtrise du questionnement, de la reformulation – pratique de l’analyse et de la synthèse

L’animation d’un groupe en réunion

  • Organiser le travail en groupe
    structurer le groupe : sous-groupes, grand groupes – distribuer les rôles : président, rapporteur, – préciser les moyens : paper-board, métaplan – fixer le timing…
  • Faciliter l’expression des individus et du groupe
    règles de liberté d’expression et de confidentialité – accepter les points de vue divergents – reconnaître les apports de chacun – la personnalité du groupe
  • Pratiquer la synthèse et la régulation
    neutralité et intérêt pendant les restitutions – appel à l’avis du groupe, synthèse progressive – apports théoriques complémentaires – synthèse finale, prise de décision avec le groupe

Le déroulement de la réunion

  • La dynamique de la réunion
    de la passivité à l’engagement – passivité, curiosité, découverte – étonnement, doute, réticence, opposition – réflexion, confrontation, analyse – synthèse, construction, engagement, action
  • Les jeux d’acteurs et leur utilité
    les sceptiques freinent : poids de la routine, de la tradition – les enthousiastes bousculent : pour le changement, le progrès, l’innovation
    les pratiques réfléchissent : avantages et inconvénients, possibilité d’amélioration-
  • L’orchestration de la réunion
    donner le rythme, gérer la progression – gérer les temps de parole  et maîtriser les digressions – viser l’objectif et préparer la décision – utiliser les supports de communication – respecter l’horaire prévu

La conclusion de la réunion et son suivi

  • Faire la synthèse
    état d’avancement des réflexions et des travaux – évolution des points de vue, des problèmes – points acquis, décisions prises – points à reporter : pourquoi, pour quand…
  • Définir un plan d’action, une suite à donner
    résultats attendus – critères de réussites et indicateurs de contrôles – implication et responsabilisation des participants
  • Organiser le suivi
    compte rendu écrit dans des délais brefs – tableau de bord à créer ou mettre à jour – reporting à la hiérarchie, aux partenaires…- reprise de suivi dans les réunions ou comités

Téléchargez le programme (PDF) : Conduite de Réunion

Pré-requis

  • Aucun

Formation

  • Inter : 1 440 € HT
  • Intra : Sur devis
  • Lieu : Paris ou sur site
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